Hvorfor laboratorier taber udbud, de burde vinde
Laboratorier taber ofte udbud til konkurrenter med samme pris og samme akkreditering, fordi de to ting er et minimumskrav, ikke noget der adskiller jer. Det, der ofte afgør et tæt udbud, er hvad et laboratorium kan dokumentere om, hvordan det reelt arbejder: synlig prøvestatus, en rekvisition der kan fremvises på forlangende, og en historik for at overholde svartider. Et laboratorium, der kan vise det, i stedet for blot at hævde det i et tilbud, har en fordel, som pris og akkreditering alene ikke giver.
Udbuddet lander, og den siddende leverandør beholder kontrakten til samme pris per prøve og samme akkreditering, som udfordreren havde med i sit tilbud. På papiret adskilte de to tilbud sig ikke. I praksis gjorde noget, og det står sjældent på et prisark.
Hvorfor pris og akkreditering stopper med at være det, der afgør
Akkreditering får et laboratorium med på listen. Den vinder ikke udbuddet alene, fordi de fleste laboratorier, der bliver inviteret til at byde, har den samme. Priserne har også en tendens til at ligne hinanden, når laboratorier byder på det samme testprogram i samme omfang. Det, der er tilbage at sammenligne, er alt det, der sker, efter kontrakten er underskrevet: hvor hurtigt en prøve reelt bevæger sig, hvor nemt det er at tjekke status, og hvad der sker, hvis der går noget galt med en forsendelse eller et resultat.
- En svartid, der er nævnt i tilbuddet, men ikke understøttet af noget, vurderingsteamet kan tjekke
- Ingen mulighed for kunden til at se, hvor en prøve står, uden at ringe eller skrive til laboratoriet
- En rekvisition, der findes et sted på papir, men som ikke hurtigt kan fremvises, hvis der bliver spurgt
- Inkonsekvent håndtering, når en prøve er forsinket eller markeret, fordi intet sporer den
Det, der adskiller laboratorierne, der bliver ved med at vinde
Et laboratorium, der kører på et digitalt system, har noget, en papirbaseret konkurrent ikke har: bevis. Svartiden er ikke kun lovet i tilbuddet, den kan ses i, hvor hurtigt sidste uges prøver reelt blev håndteret. En kommende kunde kan blive vist, ikke bare fortalt, hvordan statussporing ser ud. Og når et akkrediteringsorgan eller en kunde beder om rekvisitionen for en bestemt prøve, er registreringen klar på minutter i stedet for samlet sammen fra en mappe.
- En kundeportal, en referencekunde kan pege på, i stedet for et skriftligt løfte om lydhørhed
- En digital rekvisition, der er klar til at blive fremvist på forlangende, ikke rekonstrueret under pres
- Prøvestatus synlig i systemet, uden at det afhænger af, om nogen husker at ringe tilbage
- Samme proces for hver prøve, så en forsinket eller markeret prøve bliver håndteret konsekvent, uanset hvem der tager telefonen
Sådan ser det gode ud
Hvis intet ændrer sig, gentager mønstret sig: to tilbud, der ser ens ud på papiret, bliver afgjort af noget, ingen af laboratorierne kan pege på, og laboratoriet med mindst at vise frem bliver ved med at tabe udbud, det teknisk set var kvalificeret til at vinde. Når et laboratorium kan dokumentere, ikke bare beskrive, hvordan det sporer en prøve fra modtagelse til resultat, stopper pris og akkreditering med at være uden betydning og bliver i stedet grundlaget, et stærkere tilbud kan bygges på.
Hvis jeres seneste udbud blev afgjort af noget, I reelt ikke kunne skelne på papiret, er det værd at kunne vise, hvad jeres laboratorium faktisk gør, når prøven ankommer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor taber laboratorier udbud, når pris og akkreditering matcher vinderens?
Akkreditering er et minimumskrav for at blive inviteret til at byde, og priserne har en tendens til at ligne hinanden. Det, der ofte afgør tætte udbud, er hvad et laboratorium kan dokumentere om, hvordan det reelt arbejder, svartid, sporbarhed og kommunikation, ikke hvad det lover på papiret.
Hvad kigger udbudsvurderinger efter ud over pris og akkreditering?
Bevis for pålidelig levering: synlig prøvestatus, en dokumenteret rekvisition, og en historik for at overholde de svartider, der er lovet, gerne noget vurderingsteamet kan se frem for at skulle tro på.
Kan en kundeportal hjælpe et laboratorium med at vinde flere udbud?
Den giver laboratoriet noget konkret at pege på under vurderingen, prøvestatus i realtid som en referencekunde kan bekræfte, i stedet for et skriftligt løfte om lydhørhed.
Betyder digital rekvisitionsdokumentation noget i en udbudsvurdering?
Det kan det. En dokumenteret rekvisition med samme dags status besvarer et spørgsmål, vurderingsteams og auditorer ofte spørger direkte om, og det er nemmere at dokumentere end at beskrive i et tilbud.
Martin Mikkelsen
CCO, Milva Lab